Copilot, ChatGPT oder Gemini: Welches KI-Tool für KMU?
Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business und Gemini im Vergleich: Preise, Datenschutz, AVV – und die eine Frage, die die Entscheidung meistens vorwegnimmt.
„Welches sollen wir nehmen?” ist die zweithäufigste Frage in meinen Erstgesprächen. Die Antwort ist unspektakulär – und sie hängt weniger von der KI ab als von dem, was Sie schon haben.
Die drei Kandidaten
Microsoft 365 Copilot – rund 30 Euro pro Nutzer und Monat zusätzlich zur M365-Lizenz. Sitzt in Word, Outlook, Teams und Excel. Seit Mai 2026 lässt sich im Copilot das Modell wählen: OpenAI, Anthropic oder Google, je nach Aufgabe. Daten bleiben in Ihrem Microsoft-Mandanten, der AVV ist Teil des bestehenden Vertrags.
ChatGPT Business – 29 bis 34 Euro pro Nutzer und Monat. Das stärkste Allround-Werkzeug, mit eigenen „Projekten”, Dateianalyse und Anbindung an Drive, SharePoint und Co. AVV vorhanden, EU-Datenverarbeitung wählbar, kein Training mit Ihren Eingaben. ChatGPT Plus, das private Abo für 23 Euro, ist für den Betrieb dagegen tabu: Es gibt keinen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
Gemini in Google Workspace – seit 2025 in Business Standard enthalten, also ab etwa 14 Euro pro Nutzer ohne Aufpreis. Läuft in Gmail, Docs und Meet. AVV über den Workspace-Vertrag, EU-Verarbeitung konfigurierbar. Preislich unschlagbar, wenn Sie ohnehin Google nutzen.
Die Frage, die alles entscheidet
Womit arbeitet Ihr Team den ganzen Tag?
Wenn die Antwort Microsoft 365 lautet, ist Copilot die Standardwahl. Alles andere braucht einen besonderen Grund. Der Vorteil liegt nicht in der Modellqualität – die ist überall vergleichbar, seit die Spitzenmodelle zusammengerückt sind – sondern darin, dass die KI dort ist, wo die Arbeit ist. Eine E-Mail in Outlook zusammenfassen, ohne Copy-Paste. Ein Angebot in Word entwerfen, mit Zugriff auf die letzten drei Angebote in SharePoint.
Wenn die Antwort Google Workspace lautet: Gemini. Gleiche Logik, halber Preis.
ChatGPT Business gewinnt in zwei Fällen: Wenn Sie weder Microsoft noch Google nutzen – oder wenn ein Team spezialisierte Aufgaben hat, für die es das stärkste Modell mit den meisten Werkzeugen braucht. Marketing, Entwicklung, Analyse. Viele Betriebe fahren zweigleisig: Copilot für alle, ChatGPT für drei Leute.
Was alle drei nicht lösen
Die Datenfrage bleibt. Auch mit AVV verarbeitet ein US-Anbieter Ihre Daten. Für Steuerberater, Anwälte, Arztpraxen und alle, die unter besonderer Verschwiegenheit stehen, reicht das oft nicht. Dann ist der Weg eine europäische Alternative oder lokale KI im eigenen Haus.
Die Nutzung bleibt. Ein Werkzeug, das niemand richtig bedienen kann, spart keine Zeit. Der Unterschied zwischen „haben wir” und „bringt was” ist eine Schulung und eine Richtlinie – siehe Schatten-KI.
Die Prozesse bleiben. Ein Chatfenster ist keine Automatisierung. Wer Angebote, Posteingang oder Belege wirklich automatisieren will, braucht mehr als eine Lizenz – dazu KI-Prozessautomatisierung: Wo anfangen?
Meine Empfehlung in einem Satz
Nehmen Sie das Werkzeug des Anbieters, den Sie schon haben, aktivieren Sie es für eine Pilotgruppe von fünf bis zehn Leuten, schulen Sie diese 90 Minuten und messen Sie vier Wochen lang, was passiert. Danach wissen Sie mehr als jeder Vergleichsartikel – auch dieser.
Wenn Sie den Vergleich für Ihre Konstellation konkret durchrechnen wollen: Lassen Sie uns sprechen.